Preventieadviseur afwezig: overdrachtschecklist voor bedrijven

Kort antwoord

Bij afwezigheid of vertrek van uw preventieadviseur moet het preventiewerk blijven lopen. Begin met urgente risico's en termijnen, maak dossiers toegankelijk voor de juiste personen en wijs per open punt een uitvoerder en beslisser aan. Spreek vervolgens af welke tijdelijke ondersteuning nodig is en hoe het werk wordt teruggegeven.

Een operationele overdracht is iets anders dan een wettelijke aanstelling. De interne preventiedienst heeft een eigen plaats en taken binnen de onderneming; externe hulp neemt die rol niet automatisch over. Raadpleeg hiervoor de FOD-toelichting over de preventieadviseur en de organisatie van de interne dienst.

Eerste triage: wat kan niet wachten?

Stel bij onverwachte afwezigheid geen volledige inventaris van elk oud bestand als eerste doel. Vraag de operationele leiding welke werkzaamheden vandaag doorgaan, welke onzekerheden daarbij bestaan en welke afspraken binnenkort vervallen. De afwezigheid verandert een onbeheerste situatie niet in een aanvaardbaar risico.

Verdeel het werk in drie groepen. Urgente veiligheidskwesties vragen onmiddellijk een passende beoordeling en maatregel. Termijngebonden dossiers krijgen een concrete datum en verantwoordelijke. Overig verbeterwerk krijgt een geplande opvolging. Dat is een praktische prioritering; eventuele wettelijke, contractuele of opgelegde termijnen blijven bepalend.

Controleer bijvoorbeeld of risicovol werk gepland staat waarvoor een beoordeling of vrijgave ontbreekt, of een inspectievraag nog openstaat en of tijdelijke maatregelen binnenkort eindigen. Noteer ook wat u niet kunt bevestigen. “Geen toegang tot het verslag” is een open vraag, geen bewijs dat er geen bevindingen waren.

Het overdrachtsregister dat een opvolger kan gebruiken

Maak één regel per lopende kwestie. Onderstaande voorbeelden tonen de benodigde velden; vervang ze door uw eigen dossiers. Het register is een praktisch werkmiddel en geen voorgeschreven wettelijk model.

Voeg bij elk echt dossier de vindplaats, versie en laatste stand toe. Een link naar de juiste map is nuttiger dan een tweede kopie zonder versiedatum. Benoem bij betwiste informatie wie uitsluitsel geeft en wanneer die beoordeling nodig is.

Leg het mandaat vast vóór iemand het werk oppakt

Beschrijf welke werkzaamheden de tijdelijke ondersteuner uitvoert: rondgangen voorbereiden, actiehouders opvolgen, bestaande analyses actualiseren of een overleg voorbereiden. Benoem ook wat die persoon alleen adviseert en welke beslissingen bij werkgever of lijnverantwoordelijke liggen.

Voor de wettelijke interne organisatie kunnen aanvullende afspraken, bevoegdheden of procedures nodig zijn. Laat dat apart beoordelen; de functienaam “interim-preventieadviseur” of een diploma bewijst niet dat elke formele rol correct is ingevuld. De gids over de interne dienst IDPBW helpt de begrippen uit elkaar houden.

Vraag in een voorstel daarom om twee duidelijke antwoorden: welk werk wordt daadwerkelijk uitgevoerd en onder welke rol gebeurt dat? Zo kunt u capaciteit inkopen zonder onbedoeld een onbevoegde goedkeuring of automatische vervanging te verwachten.

Toegang tot documenten zonder een onbegrensde dossierkopie

Geef de ondersteuner toegang tot de documenten die voor de afgesproken taak nodig zijn. Denk aan werkplekrisico's, open maatregelen, afspraken met deskundigen en relevante verslagen. Controleer dat links werken en dat de actuele versie herkenbaar is.

Maak geen algemene overdrachtsmap met persoonlijke medische dossiers of diagnoses. Gebruik voor de operationele planning alleen de noodzakelijke werkinformatie en laat medische informatie bij de bevoegde actor. Vertrouwelijke dossiers en gegevens met beperkte toegang vragen een afzonderlijke beoordeling van noodzaak en bevoegdheid.

Spreek af waar nieuwe notities worden opgeslagen, wie ze mag lezen en hoe toegang na de opdracht wordt aangepast. Een vertrekkende ondersteuner mag geen enige toegangspoort tot belangrijke bedrijfsdocumenten blijven.

Houd de bestaande afspraken met de preventiepartners zichtbaar

Neem de actuele dienstverlening, contactpersonen en komende afspraken met de externe dienst over. Belangrijke vragen zijn: welke onderzoeken of bezoeken zijn afgesproken, welke input wacht de dienst nog en wie ontvangt het advies? Een externe dienst kan een dossier niet goed opvolgen als niemand intern gegevens aanlevert of maatregelen uitvoert.

Verbind open acties aan het bestaande jaarlijks actieplan, zodat geen parallelle lijst ontstaat die na terugkomst verdwijnt. De samenhang tussen risicoanalyse, plannen en uitvoering is beschreven in boek I, titel 2 van de Codex.

Illustratief scenario: afwezigheid tijdens een onderhoudsperiode

Een bedrijf verwacht meerdere onderhoudsaannemers terwijl de vaste preventieadviseur onverwacht afwezig is. De leiding brengt eerst de geplande taken, bestaande vergunningen en open werkplekrisico's bijeen. Een nog niet beoordeelde taak wordt niet vrijgegeven alleen omdat het werk al in de planning staat.

Een tijdelijke ondersteuner ordent de bevindingen en helpt afspraken met de actiehouders opvolgen. De leiding blijft beslissen over middelen en operationele inzet. Een gespecialiseerd vraagstuk wordt aan de passende deskundige voorgelegd. Bij terugkomst ontvangt de vaste adviseur één register met de besluiten, uitgevoerde controles en resterende kwesties.

Dit is een illustratief scenario, geen geverifieerde klantcase of toezegging dat iedere tijdelijke inzet dezelfde taken mag uitvoeren.

Zo maakt u de terugoverdracht controleerbaar

Plan de terugoverdracht als onderdeel van de opdracht. Loop samen de urgente en open regels door. Controleer of een afgesloten actie ook bewijs van uitvoering heeft, welke veranderingen in taken of processen zijn opgetreden en welke deadlines volgen.

Leg resterende besluiten, eigenaars en dossierlocaties vast. Test of de opvolger de benodigde documenten kan openen. Pas daarna de tijdelijke toegangen aan volgens uw afspraken. Eindigt de opdracht eerder of duurt de afwezigheid langer, herzie dan ook de taakverdeling; laat verlenging niet alleen een administratieve datumwijziging zijn.

Tijdelijke capaciteit gericht aanvragen

Voor interim-ondersteuning van het preventiewerk zijn de afwezigheidsperiode, locaties, werkzaamheden en eerste prioriteiten de belangrijkste intakegegevens. Vermeld de interne bezetting, benodigde aanwezigheid en welke afspraken al met uw externe dienst lopen.

Gaat het vooral om uitvoering naast bestaande externe dienstverlening, bekijk dan praktische preventieondersteuning. Blijft de werkvoorraad structureel groter dan de beschikbare tijd, bespreek dan ondersteuning voor bedrijven. Via contact kunt u een afgebakende opdracht laten bespreken, met overeengekomen resultaten en prijs op aanvraag.

Bronnen en afbakening

De gelinkte FOD-toelichtingen en Codex zijn geraadpleegd op 7 september 2026. Het register en de overdrachtsvolgorde zijn praktische aanbevelingen. De juiste formele organisatie, deskundigheid en gegevensdeling moeten voor uw onderneming en de concrete opdracht worden bepaald.