Eerste werknemer: welk preventiedossier moet u organiseren?

Kort antwoord

Bij uw eerste werknemer organiseert u zowel het preventiewerk als de documenten die dat werk ondersteunen. Wijs de interne preventierol toe, breng de echte taken en risico's in kaart, regel de nodige deskundigheid en bereid instructies en onthaal voor. Houd daarna zichtbaar welke maatregelen nog openstaan en wie ze uitvoert.

Ook een kleine werkgever moet een interne dienst organiseren. Bij minder dan 20 werknemers kan de werkgever zelf preventieadviseur zijn. Voldoende kennis blijft nodig; de omvang van uw bedrijf zegt niet alles over de risico's. De FOD legt de interne preventiedienst en deze uitzondering uit.

Dit artikel gaat over welzijn op het werk. Uw arbeidsovereenkomst, loonadministratie en andere werkgeversformaliteiten vragen hun eigen voorbereiding. Het onderstaande register is een praktisch hulpmiddel, geen wettelijk voorgeschreven formulier.

Begin met de werkdag die u gaat organiseren

Schrijf eerst op wat de werknemer tijdens een normale én afwijkende werkdag doet. Waar werkt die persoon? Welke machines, voertuigen, producten of hulpmiddelen worden gebruikt? Is er werk bij klanten, alleenwerk, onderhoud of contact met aannemers? Welke ervaring brengt de werknemer mee en welke instructies ontbreken nog?

Die beschrijving voorkomt een dossier vol onderwerpen die niets met uw bedrijf te maken hebben. Ze maakt ook ontbrekende informatie zichtbaar. Een veiligheidsfiche kan bijvoorbeeld beschikbaar zijn terwijl nog niemand heeft bepaald hoe het product wordt gebruikt, opgeslagen of afgevoerd.

De risicoanalyse bekijkt de organisatie, de werkpost of functie en het individu. De maatregelen worden verwerkt in een globaal preventieplan en een jaarlijks actieplan. Deze samenhang en de organisatie van het onthaal volgen uit boek I, titel 2 van de Codex. Voor de praktische uitwerking kunt u verder met onze uitleg over risicoanalyse.

Starterregister: van beslissing naar bewijs

Gebruik één regel per beslissing. Voeg een naam en een echte termijn toe zodra de verantwoordelijke de actie aanvaardt. Een ontbrekend document krijgt de status “open”, met een beschrijving van wat nog onderzocht of uitgevoerd moet worden.

Zet bewijs van een geplande actie niet gelijk aan bewijs van uitvoering. Een bestelling voor een hulpmiddel toont bijvoorbeeld nog niet dat het aanwezig is, juist werd geplaatst en door de werknemer wordt gebruikt.

Spreek de taakverdeling met uw externe dienst uit

Maak een overzicht van uw afspraken met een gespecialiseerde preventiepartner, de preventiepartners. Bespreek welke informatie nodig is over de functie en risico's, welke bezoeken of beoordelingen zijn afgesproken en hoe u vragen doorgeeft. Laat de passende actor bepalen of en hoe gezondheidstoezicht voor het werk van toepassing is.

Zet daarnaast het werk dat intern moet gebeuren: instructies toepassen, veilige middelen beschikbaar stellen, werknemersvragen oppakken en acties uitvoeren. De interne en externe dienst werken samen; een commerciële ondersteuningsopdracht vult niet automatisch de wettelijke interne rol in. De FOD beschrijft de positie en samenwerking van de preventieadviseur.

Hebt u al een aansluiting, maar ontbreekt tijd om werkpunten uit te voeren? Onze praktische preventieondersteuning helpt de opdracht afbakenen. Begin met wat al is afgesproken, zodat u geen werk dubbel bestelt en geen taak tussen twee partijen laat vallen.

Wat controleert u vóór de eerste taak?

• De werknemer kent de grenzen van de taak en weet bij wie twijfel of een onveilige situatie wordt gemeld.
• De noodzakelijke maatregelen zijn daadwerkelijk aanwezig; resterende onzekerheid over ernstig risico wordt eerst opgehelderd.
• Middelen, werkplek en instructies passen bij het werk dat die dag wordt uitgevoerd.
• De afspraken over noodsituaties en hulp zijn bekend en bruikbaar.
• De leidinggevende weet welke begeleiding en opvolging nog nodig zijn.

Laat de werknemer de instructie in eigen woorden uitleggen of de handeling onder begeleiding tonen. Dat is een praktische controle op begrip, geen vervanging van eventueel vereiste opleiding of specifieke bevoegdheid. Voor de uitwerking van een bestaande onthaalprocedure is er de aparte gids onthaal van een nieuwe werknemer.

Illustratief scenario: een eerste medewerker in een atelier

Een zelfstandige neemt iemand aan voor voorbereiding en montage. Er zijn al handleidingen en beschermingsmiddelen, maar geen overzicht van de taken die de nieuwe medewerker zelfstandig mag uitvoeren. De werkgever brengt eerst de werkzaamheden en middelen in kaart. Een onderhoudstaak met een nog onduidelijke veilige werkwijze blijft buiten het takenpakket tot die is beoordeeld.

Het starterregister koppelt de resterende acties aan de werkgever en de nodige deskundigheid. Voor de wel voorbereide taken worden instructie en begeleiding afgesproken. Na de eerste werkperiode bespreekt de werkgever welke situaties afwijken van de oorspronkelijke taakbeschrijving en past het dossier aan.

Dit is een illustratief scenario, geen geverifieerde klantcase. Het laat zien waarom de taakstart en de status van open acties afzonderlijke beslissingen zijn.

Welke hulp vraagt u in een eerste gesprek?

Neem uw taakbeschrijving, bestaande documenten en afspraken met de externe dienst mee. Vraag om een afbakening met concrete resultaten: welke risico's worden bekeken, welke stukken worden opgesteld of bijgewerkt en wie de uitvoering controleert. Spreek ook af wat buiten de opdracht valt en welke aanvullende beoordeling mogelijk nodig is.

Met preventieadvies voor Belgische bedrijven kunt u die start organiseren. Lees bij twijfel eerst hoe de interne dienst IDPBW werkt. Via contact kunt u uw eerste aanwerving, activiteiten en geplande start bespreken; het voorstel volgt uit die situatie.

Bronnen en afbakening

De hierboven gelinkte FOD-toelichtingen en Codex zijn geraadpleegd op 7 september 2026. Het starterregister en de controlevragen zijn praktische redactionele hulpmiddelen. Ze bevatten geen universele vrijgave voor een werkplek en nemen de verantwoordelijkheid van de werkgever niet over.