Algemene voorwaarden van PreventX

Identiteit en toepassingsgebied

De diensten onder het merk PreventX worden geleverd door Finding Solutions BV, Bosdel 54 bus 44, 3600 Genk, België, ondernemingsnummer 1040.797.924, e-mail info@prevent-x.be.

Deze voorwaarden gelden voor zakelijke klanten die het PreventX-portaal, digitale tools of professionele HSE-diensten afnemen. Ze gelden ook voor toegestane zakelijke gebruikers binnen het account van de klant. Als dwingend consumentenrecht uitzonderlijk van toepassing is, wordt dat hierdoor niet beperkt.

Totstandkoming en volgorde van documenten

Een overeenkomst ontstaat wanneer de klant een offerte of order aanvaardt, een betaald abonnement activeert of op een andere ondubbelzinnige manier instemt met de toepasselijke voorwaarden. Alleen de website bezoeken creëert geen opdracht voor professionele HSE-diensten.

Bij tegenstrijdigheid geldt, voor het betrokken onderwerp, deze volgorde: (1) een ondertekende specifieke overeenkomst, (2) de aanvaarde offerte of orderbevestiging, (3) een toepasselijke verwerkersovereenkomst voor gegevensverwerking, en (4) deze algemene voorwaarden. Een later en specifieker document gaat voor.

PreventX-portaal en professionele HSE-diensten

Digitaal portaal en tools

Het portaal ondersteunt onder meer documentatie, taken, registraties, actieopvolging en communicatie. Gegenereerde documenten en suggesties zijn concepten op basis van ingevoerde informatie. Ze moeten vóór gebruik worden gecontroleerd door iemand die de werkplek, taak en toepasselijke regels kent.

Professionele dienstverlening

Managed HSE, on-site ondersteuning, advies, opleidingen en andere diensten worden uitsluitend geleverd binnen de scope, timing en rolverdeling van de offerte. Een opdracht aan PreventX wijzigt niet automatisch de wettelijke verantwoordelijkheden van werkgever, bouwheer, opdrachtgever, interne of externe preventiedienst, coördinator, exploitant of erkende controle-instantie.

Verantwoordelijkheden van de klant

De klant zorgt tijdig voor juiste en volledige informatie, toegang tot relevante locaties en personen, beslissingsbevoegde contactpersonen en een veilige werkomgeving voor ingezette professionals. De klant meldt wijzigingen die de opdracht of risico’s kunnen beïnvloeden.

De klant beoordeelt output vóór toepassing, wijst wettelijke en operationele rollen correct toe, neemt noodzakelijke besluiten en zorgt dat medewerkers en contractors passende informatie, instructie, opleiding, middelen en toezicht ontvangen.

PreventX mag werkzaamheden opschorten wanneer essentiële informatie ontbreekt, de afgesproken scope wezenlijk verandert of een onmiddellijke en ernstige veiligheidsdreiging niet passend wordt beheerst. We melden de reden en de voorwaarden voor hervatting zo snel als redelijk mogelijk.

Account, toegang en toegestaan gebruik

De klant beheert gebruikersrechten, houdt inloggegevens persoonlijk en veilig en meldt vermoed misbruik zonder onredelijke vertraging. Handelingen van correct geautoriseerde accounts gelden als handelingen binnen de organisatie van de klant, behoudens aantoonbaar beveiligingsincident buiten haar controle.

Het is niet toegestaan het portaal te verstoren, beveiliging te omzeilen, ongeautoriseerd toegang te verkrijgen, malware of onrechtmatige inhoud te uploaden, accounts buiten de overeengekomen organisatie te delen of het product zonder toestemming door te verkopen, kopiëren of reverse-engineeren voor zover die beperking wettelijk is toegestaan.

Prijzen, facturatie en belastingen

Prijs, facturatiefrequentie, eventuele indexering, inbegrepen gebruik en betaaltermijn staan in de gekozen formule, offerte, orderbevestiging of factuur. Vermelde bedragen worden behandeld zoals daar aangegeven, inclusief of exclusief toepasselijke belastingen.

De klant betwist een factuur gemotiveerd en zonder onredelijke vertraging. Het niet-betwiste deel blijft betaalbaar. Bij laattijdige betaling kunnen alleen de contractueel of wettelijk toegestane interesten, kosten en opschortingsrechten worden toegepast, met inachtneming van een redelijke voorafgaande kennisgeving waar passend.

Een proefperiode, korting, terugbetaling of kosteloze dienst geldt alleen volgens de voorwaarden die bij die aanbieding zijn getoond. Stilte of niet-gebruik wijzigt een overeengekomen betalingsverplichting niet.

Klantdata, privacy en beveiliging

De klant behoudt zijn rechten op gegevens en documenten die hij rechtmatig aanlevert. De klant bevestigt dat hij die gegevens mag verwerken en delen voor het afgesproken doel en vermijdt onnodige of onrechtmatige persoonsgegevens.

Waar PreventX persoonsgegevens voor de klant verwerkt, bepalen de toepasselijke privacyregels en zo nodig een verwerkersovereenkomst de rollen, instructies, beveiliging, subverwerkers, bijstand en verwijdering. Voor eigen verwerkingen geldt onze privacyverklaring.

PreventX neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen in verhouding tot de dienst en het risico. Geen enkele internetdienst is absoluut veilig; beide partijen beperken toegang, melden relevante incidenten en werken redelijk mee aan onderzoek en herstel.

Intellectuele eigendom en gebruiksrecht

PreventX en zijn licentiegevers behouden de rechten op het portaal, software, merk, methodes, generieke modellen en vooraf bestaande materialen. De overeenkomst draagt die rechten niet over.

Na betaling krijgt de klant, voor de duur en het doel van de overeenkomst, een niet-exclusief gebruiksrecht op het portaal en de geleverde documenten voor de eigen organisatie en projecten. Klantspecifieke inhoud en data blijven van de klant. Generieke kennis, werkwijzen en niet-herleidbare leerpunten mogen door PreventX verder worden gebruikt zonder vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens prijs te geven.

Vertrouwelijkheid

Elke partij beschermt niet-openbare bedrijfs-, project-, technische en commerciële informatie van de andere partij met minstens redelijke zorg en gebruikt ze alleen voor de overeenkomst. Toegang wordt beperkt tot personen en leveranciers die ze nodig hebben en aan passende geheimhouding zijn gebonden.

De plicht geldt niet voor informatie die aantoonbaar openbaar was, rechtmatig van een derde kwam, onafhankelijk werd ontwikkeld of wettelijk moet worden bekendgemaakt. Bij verplichte bekendmaking wordt de andere partij vooraf geïnformeerd wanneer dat wettelijk mag.

Beschikbaarheid, onderhoud en diensten van derden

PreventX streeft naar een betrouwbare dienst en mag onderhoud, beveiligingsupdates en noodzakelijke wijzigingen uitvoeren. Geplande ingrepen met merkbare impact worden waar redelijk vooraf gecommuniceerd. Specifieke serviceniveaus gelden alleen wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen.

De dienst kan koppelingen, hosting, betalingsdiensten of links van derden gebruiken. PreventX blijft verantwoordelijk voor zijn eigen contractuele verplichtingen, maar beheert niet de inhoud, beschikbaarheid of voorwaarden van een externe dienst die de klant zelfstandig kiest.

Duur, opschorting, einde en gegevensoverdracht

Looptijd, verlenging en opzegwijze volgen uit de offerte, orderbevestiging of abonnementskeuze. Een partij kan beëindigen volgens die afspraken en het toepasselijke recht. Bij een ernstige tekortkoming krijgt de andere partij, waar herstel mogelijk en passend is, eerst een redelijke hersteltermijn.

PreventX kan toegang proportioneel opschorten bij beveiligingsmisbruik, onrechtmatig gebruik of wezenlijke betalingsachterstand, na waarschuwing waar de urgentie dat toelaat. Beëindiging wist reeds ontstane betalings- en geheimhoudingsverplichtingen niet.

De klant gebruikt beschikbare exportmogelijkheden vóór het einde. Verdere teruggave, bewaartermijn en verwijdering volgen uit de specifieke overeenkomst, verwerkersovereenkomst en privacyverplichtingen. PreventX houdt data niet langer dan nodig of wettelijk vereist.

Waarborgen en aansprakelijkheid

PreventX voert de overeengekomen diensten zorgvuldig en professioneel uit. Advies en software zijn gebaseerd op de beschikbare informatie en de afgebakende scope. De klant blijft verantwoordelijk voor eigen beslissingen, onvolledige of onjuiste input, toepassing buiten de scope en het niet uitvoeren van geadviseerde maatregelen.

Elke partij is aansprakelijk volgens de specifieke overeenkomst en het toepasselijke Belgische recht. Alleen voorzienbare schade met voldoende oorzakelijk verband komt voor vergoeding in aanmerking, binnen eventuele geldige contractuele beperkingen. Geen bepaling sluit aansprakelijkheid uit waar dat wettelijk verboden is, waaronder in voorkomend geval bedrog, opzettelijke fout, verboden uitsluiting van zware fout, overlijden of lichamelijk letsel.

Partijen beperken schade redelijk, bewaren relevant bewijs en melden een aanspraak zonder onredelijke vertraging. Een specifieke offerte kan een passende verzekerings- en aansprakelijkheidsregeling bevatten voor de betrokken opdracht.

Overmacht

Een partij is niet aansprakelijk voor vertraging door een onvoorzienbare en redelijkerwijs niet te beheersen gebeurtenis die uitvoering tijdelijk onmogelijk maakt. De getroffen partij informeert de andere, beperkt de gevolgen en hervat zodra redelijk mogelijk. Betalingen voor reeds correct geleverde prestaties blijven verschuldigd.

Duurt de verhindering zo lang dat het doel van de overeenkomst wezenlijk wegvalt, dan bespreken partijen aanpassing of beëindiging van het getroffen deel, zonder afbreuk te doen aan dwingend recht.

Wijziging van deze voorwaarden

PreventX kan deze standaardvoorwaarden aanpassen voor wetgeving, beveiliging, productontwikkeling of verduidelijking. De actuele versie vermeldt een datum. Materiële wijzigingen voor een lopende overeenkomst worden tijdig op een duurzame drager meegedeeld wanneer dat vereist of redelijk is.

Een wijziging past niet met terugwerkende kracht reeds geleverde prestaties aan. Wanneer een materiële wijziging de contractuele balans wezenlijk verandert, gelden de overeengekomen opzeggingsmogelijkheden en het toepasselijke recht.

Belgisch recht, geschillen en contact

Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing, zonder afbreuk te doen aan dwingende regels die anders bepalen. Partijen proberen een geschil eerst inhoudelijk op te lossen via hun contractcontacten.

Als overleg niet volstaat, zijn de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Finding Solutions bevoegd, behoudens een geldige afwijkende afspraak of dwingende bevoegdheidsregel.