Jaarlijks actieplan (JAP): het werkjaar van uw preventiebeleid
Het jaarlijks actieplan vertaalt uw vijfjarige globaal preventieplan naar concrete acties voor één dienstjaar. Het ontwerp moet uiterlijk op 1 november voor advies naar het CPBW. Dit is hoe het in elkaar zit volgens de Codex.
Wettelijke basis: Welzijnswet en Codex Boek I, Titel 2
Het jaarlijks actieplan is geen vrijblijvende oefening: het is een sluitsteen van het dynamisch risicobeheersingssysteem dat de Codex over het welzijn op het werk in Boek I, Titel 2 oplegt. Die titel werkt de algemene beginselen uit de Welzijnswet van 4 augustus 1996 verder uit. De werkgever moet het welzijn van de werknemers planmatig beheersen via twee gekoppelde documenten: een meerjarig globaal preventieplan en een jaarlijks actieplan.
De werkgever stelt het JAP op in overleg met de hiërarchische lijn en de interne en externe diensten voor preventie en bescherming op het werk. Het is dus een gedeelde verantwoordelijkheid, geen document dat de preventieadviseur alleen invult. Hoe het JAP zich verhoudt tot het bredere plan en de risicoanalyse leest u op onze pagina over het globaal preventieplan; voor begeleiding bij het opstellen zelf is er onze dienst preventieadvies in België.
Wat staat er verplicht in een jaarlijks actieplan?
De Codex bepaalt welke elementen het JAP minstens moet bevatten. Concreet komt het neer op vier bouwstenen.
1
Doelstellingen voor het dienstjaar
De prioritaire welzijnsdoelstellingen die de werkgever het komende jaar nastreeft, afgeleid uit het globaal preventieplan. Het JAP knipt het meerjarige plan op in haalbare jaardoelen.
2
Concrete middelen en maatregelen
De middelen en methoden om die doelstellingen te bereiken: technische ingrepen, opleidingen, procedures, inspecties en aanpassingen aan arbeidsmiddelen of werkposten.
3
Opdrachten, verantwoordelijkheden en middelen
Wie wat doet: de opdrachten en verantwoordelijkheden van de betrokken personen en de financiële en organisatorische middelen die ervoor worden uitgetrokken.
4
Aanpassing aan gewijzigde omstandigheden
De aanpassingen aan het globaal preventieplan ingevolge gewijzigde omstandigheden, en de eventuele wijzigingen die nodig zijn na incidenten, nieuwe risico's of een herziene risicoanalyse.
De jaarlijkse cyclus en timing
Het JAP volgt een vaste kalender die scharniert rond de overlegvergadering van het CPBW in het najaar.
- 01
Evaluatie van het lopende jaar
De werkgever evalueert samen met de hiërarchische lijn en de preventiediensten welke acties uit het lopende JAP gerealiseerd zijn. Resultaten van risicoanalyses, inspectierondes, arbeidsongevallen en het jaarverslag van de interne dienst voeden deze evaluatie. Wat niet afgerond raakte, schuift mee door naar het volgende jaar of vraagt om bijsturing van het globaal preventieplan.
- 02
Opmaak van het ontwerp-JAP
Op basis van de evaluatie en het globaal preventieplan stelt de werkgever het ontwerp van jaarlijks actieplan op voor het komende dienstjaar. Dit gebeurt in overleg met de hiërarchische lijn en de interne en externe preventiediensten. De interne preventieadviseur werkt het document mee uit; PreventX kan als externe preventieadviseur de inhoud aanscherpen en de doelstellingen toetsen aan uw reële risico's.
- 03
Advies van het CPBW vóór 1 november
Uiterlijk op 1 november legt de werkgever het ontwerp-JAP voor advies voor aan het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW). Het comité bespreekt het plan en brengt advies uit. Bestaat er in uw onderneming geen CPBW, dan loopt het overleg via de vakbondsafvaardiging of, bij afwezigheid daarvan, rechtstreeks met de werknemers.
- 04
Definitieve vaststelling en uitvoering
Na het advies van het CPBW stelt de werkgever het JAP definitief vast vóór de start van het nieuwe dienstjaar, zodat de acties vanaf 1 januari lopen. Het plan wordt gedurende het jaar opgevolgd; bij belangrijke wijzigingen wordt het aangepast. Aan het einde van de cyclus begint de evaluatie opnieuw.
Globaal preventieplan versus jaarlijks actieplan
Beide documenten horen bij hetzelfde dynamisch risicobeheersingssysteem, maar verschillen in horizon en detailniveau.
| Kenmerk | Globaal preventieplan (GPP) | Jaarlijks actieplan (JAP) |
|---|---|---|
| Termijn | Vijf jaar (meerjarig) | Eén dienstjaar (kortetermijn) |
| Functie | Strategische programmatie van het volledige preventiebeleid | Concrete vertaling naar acties voor het komende jaar |
| Basis | Risicoanalyse op de drie niveaus (organisatie, groep, individu) | Het globaal preventieplan en de jaarevaluatie |
| CPBW-betrokkenheid | Voorgelegd voor advies aan het CPBW | Ontwerp voor advies aan het CPBW, uiterlijk 1 november |
| Herziening | Minstens om de vijf jaar geactualiseerd | Jaarlijks opnieuw opgesteld |
Veelgestelde vragen
Wat is het jaarlijks actieplan (JAP)?
Het jaarlijks actieplan is het verplichte document waarin de werkgever de preventieacties voor het komende dienstjaar programmeert. Het is de kortetermijnvertaling van het vijfjarige globaal preventieplan en kadert in het dynamisch risicobeheersingssysteem van de Welzijnswet (4 augustus 1996) en Codex Boek I, Titel 2.
Wanneer moet het jaarlijks actieplan klaar zijn?
Het ontwerp van jaarlijks actieplan moet uiterlijk op 1 november voor advies worden voorgelegd aan het CPBW, zodat het definitieve plan klaar is voor de start van het nieuwe dienstjaar op 1 januari. Begin daarom in het najaar met de evaluatie van het lopende jaar en de opmaak van het ontwerp.
Wat is het verschil tussen het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan?
Het globaal preventieplan programmeert het preventiebeleid over vijf jaar en is gebaseerd op de risicoanalyse. Het jaarlijks actieplan vertaalt dat meerjarige plan naar concrete doelstellingen, maatregelen en middelen voor één dienstjaar. Het GPP is strategisch en meerjarig, het JAP operationeel en jaarlijks.
Welke rol speelt het CPBW bij het jaarlijks actieplan?
Het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk brengt advies uit over het ontwerp-JAP. De werkgever legt het ontwerp uiterlijk op 1 november voor. Is er geen CPBW, dan verloopt het overleg via de vakbondsafvaardiging of rechtstreeks met de werknemers. De interne preventieadviseur treedt op als secretaris van het comité.
Wat moet er minstens in het jaarlijks actieplan staan?
Het JAP bevat minstens de na te streven doelstellingen voor het dienstjaar, de middelen en methoden om die te bereiken, de opdrachten, verantwoordelijkheden en middelen van de betrokken personen, en de aanpassingen aan het globaal preventieplan door gewijzigde omstandigheden. Bij twijfel over de concrete invulling raadpleegt u uw EDPBW of preventieadviseur.
Is een jaarlijks actieplan verplicht voor elke werkgever?
Ja. Elke werkgever die onder de Welzijnswet valt, moet een globaal preventieplan en een jaarlijks actieplan opstellen, ongeacht de grootte van de onderneming. De omvang en de aard van de risico's bepalen wel de diepgang en de detaillering van het plan. De aanpak schaalt mee met uw onderneming.
Officiële referenties
Bronnen en wettelijke referenties
- FOD WASO — Algemene principes betreffende het welzijnsbeleid (Codex Boek I, Titel 2)
Officiële toelichting bij het dynamisch risicobeheersingssysteem, het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan.
- FOD WASO — Codex Boek I, Titel 2 (PDF): Algemene beginselen betreffende het welzijnsbeleid
Volledige wettekst met de verplichtingen rond GPP en JAP.
- BeSWIC — Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW)
Belgisch kenniscentrum over de rol en adviesbevoegdheid van het CPBW, inclusief het jaarlijks actieplan.
Klaar voor uw jaarlijks actieplan?
PreventX ondersteunt u als externe preventieadviseur bij het opstellen en aanscherpen van uw JAP, naast uw wettelijk verplichte EDPBW. Plan een gratis intake en bekijk waar uw plan staat.