Wat een vertrouwenspersoon precies doet, wanneer de aanstelling verplicht of aanbevolen is onder Codex Boek I, Titel 3, hoe de aanstelling met akkoord van de werknemersafvaardiging verloopt, welke opleiding wettelijk vereist is en waarin de rol verschilt van de preventieadviseur-psychosociale aspecten.
De rol situeert zich in de informele fase van het psychosociaal welzijnsbeleid: laagdrempelig, vertrouwelijk en gericht op een snelle, menselijke oplossing.
Onthaal
De vertrouwenspersoon ontvangt de werknemer in vertrouwen, luistert zonder oordeel en biedt psychologische steun bij pesterijen, geweld, ongewenst seksueel gedrag, conflicten of werkstress. Dit eerste gesprek verlaagt de drempel om over een moeilijke situatie te praten.
Informeren
Hij of zij legt uit welke informele en formele wegen openstaan: een gesprek, een interventie, een bemiddeling of een formeel verzoek tot psychosociale interventie bij de preventieadviseur-psychosociale aspecten. De werknemer beslist zelf welke stap hij zet.
Bemiddelen
In de informele fase kan de vertrouwenspersoon, mits akkoord van de betrokkene, een verzoening of een interventie bij een derde (leidinggevende, collega) opstarten om de situatie te ontmijnen vóór ze escaleert tot een formele klacht.
Doorverwijzen
Volstaat de informele weg niet, dan verwijst de vertrouwenspersoon door naar de preventieadviseur-psychosociale aspecten voor een formeel verzoek, of naar de arbeidsarts, de preventiepartners of externe hulpverlening. De vertrouwenspersoon behandelt zelf geen formele verzoeken.
Beroepsgeheim
De vertrouwenspersoon is gebonden door discretieplicht en deelt informatie enkel met toestemming van de werknemer. Dit vertrouwen is de kern van de functie: zonder gegarandeerde discretie durft niemand het eerste gesprek aan te gaan.
Signaleren
Geanonimiseerd en geaggregeerd geeft de vertrouwenspersoon signalen aan de werkgever en de preventieadviseur over terugkerende knelpunten, zodat het preventiebeleid structureel kan worden bijgestuurd in plaats van enkel individuele gevallen op te lossen.
De aanstelling is sterk gereglementeerd: de werknemersafvaardiging heeft een vetorecht en de functie vraagt om een verplichte opleiding en gewaarborgde onafhankelijkheid.
De werkgever beslist, na de risicoanalyse van de psychosociale risico's, of een vertrouwenspersoon wordt aangesteld en wie daarvoor in aanmerking komt. Dat kan een interne werknemer zijn (bij voorkeur iemand met voldoende gezag en bereikbaarheid) of een externe persoon. De keuze houdt rekening met de beschikbaarheid, het vertrouwen op de werkvloer en de afwezigheid van belangenconflicten met de hiërarchie.
De aanstelling én de verwijdering van een interne vertrouwenspersoon vragen het voorafgaand akkoord van alle leden van de werknemersafvaardiging in het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk. Dit unaniem akkoord is geen formaliteit maar een waarborg: de werknemers moeten de persoon vertrouwen. Wordt er geen akkoord bereikt, dan kan de werkgever advies vragen aan de met het toezicht belaste ambtenaar van Toezicht Welzijn op het Werk.
Binnen de twee jaar na de aanstelling moet de vertrouwenspersoon een specifieke basisopleiding volgen bij een gespecialiseerde opleidingsverstrekker. Die opleiding behandelt onder meer de wetgeving rond psychosociale risico's, gesprekstechnieken, het opvangen van getuigenissen, conflicthantering en de eigen rol en grenzen. Daarna volgt jaarlijkse permanente vorming (supervisie en intervisie) om de competenties op peil te houden.
De vertrouwenspersoon oefent zijn functie volledig autonoom uit en mag geen nadeel ondervinden van die opdracht. Bepaalde functies zijn onverenigbaar: een lid van de hiërarchische lijn met beslissingsbevoegdheid, een werkgevers- of werknemersafgevaardigde, of een vakbondsafgevaardigde kan de rol niet opnemen. De preventieadviseur-arbeidsarts kan evenmin tegelijk vertrouwenspersoon zijn. Zo blijft de positie neutraal en geloofwaardig voor alle partijen.
Niet in alle gevallen. De aanstelling van een vertrouwenspersoon is geregeld in Boek I, Titel 3 van de Codex over het welzijn op het werk. De werkgever moet er echter verplicht een aanstellen zodra de werknemersafvaardiging in het comité daarom verzoekt. Ook zonder verzoek is een vertrouwenspersoon sterk aanbevolen omdat het de drempel naar hulp aanzienlijk verlaagt.
De vertrouwenspersoon werkt informeel: luisteren, informeren, verzoenen en doorverwijzen. De preventieadviseur-psychosociale aspecten (PAPSY) behandelt de formele verzoeken tot psychosociale interventie en adviseert het beleid. De vertrouwenspersoon behandelt zelf geen formele klachten. Beide rollen kunnen niet door dezelfde persoon worden gecombineerd; ze vullen elkaar aan binnen hetzelfde welzijnsbeleid.
De werkgever stelt de vertrouwenspersoon aan, maar voor een interne vertrouwenspersoon is het voorafgaand akkoord van alle leden van de werknemersafvaardiging in het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk vereist. Datzelfde unaniem akkoord geldt om een interne vertrouwenspersoon uit zijn functie te verwijderen. Zonder akkoord kan advies gevraagd worden aan Toezicht Welzijn op het Werk.
Een vertrouwenspersoon moet binnen twee jaar na de aanstelling een verplichte basisopleiding volgen bij een gespecialiseerde opleidingsverstrekker, over psychosociale wetgeving, gesprekstechnieken en conflicthantering. Daarna volgt jaarlijkse permanente vorming via supervisie en intervisie. Een leidinggevende met beslissingsbevoegdheid of een werknemersafgevaardigde kan de functie niet opnemen, om de onafhankelijkheid te waarborgen.
Bepaalde functies zijn onverenigbaar met de rol om de neutraliteit te bewaken. Een lid van de hiërarchische lijn met beslissingsbevoegdheid, een werkgevers- of werknemersafgevaardigde, een vakbondsafgevaardigde en de preventieadviseur-arbeidsarts kunnen geen vertrouwenspersoon zijn. De persoon moet voldoende autonoom kunnen optreden, vlot bereikbaar zijn voor de werknemers en het vertrouwen van alle partijen genieten.
Ja. De vertrouwenspersoon is gebonden door discretieplicht en deelt informatie uitsluitend met toestemming van de betrokken werknemer. Die vertrouwelijkheid is de kern van de functie: zonder gegarandeerde discretie durven werknemers geen moeilijke situatie aan te kaarten. Naar de werkgever rapporteert de vertrouwenspersoon enkel geanonimiseerd en geaggregeerd, om het preventiebeleid structureel bij te sturen.
Controleer bij een concrete beslissing steeds de actuele geconsolideerde tekst. De onderstaande overheidsbronnen zijn het vertrekpunt van dit dossier.
Officiële toelichting van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid over de rol, aanstelling, onafhankelijkheid en opleiding van de vertrouwenspersoon.
De Belgische Codex met de bepalingen rond preventie van psychosociale risico's op het werk, de vertrouwenspersoon en de psychosociale interventies.
Het Belgische kenniscentrum over welzijn op het werk met dossiers en goede praktijken rond de vertrouwenspersoon en het psychosociaal welzijnsbeleid.
PreventX ondersteunt de werkgever en de IDPBW bij de praktische uitbouw van het psychosociale beleid, in afstemming met de bevoegde preventieadviseur psychosociale aspecten.